L’organisation des archives en France

Pourquoi garde-t-on des archives en France datant même de plusieurs siècles ? Car ces archives sont l’Histoire de notre pays. Il faut connaitre le passé pour comprendre le présent et anticiper l'avenir. L’Etat a donc gardé beaucoup de documents d’archives ? Comment sont-ils classés ? Où sont-ils ? Peut-on avoir accès à tous les documents imaginables ? Comment sont-ils numérisés ? Comment devient-on archiviste ? Toutes les réponses à ces questions sont ici.
 

1.Les archives nationales

1.a.La naissance des archives nationales

1.b.Le fonctionnement des archives nationales

2. Les archives départementales

2.a.L’origine des archives départementales

2.b.Le fonctionnement des archives

3.Les archives régionales et communales

3.a.Le passé des archives régionales et communales

3.b.Quels documents trouver aux archives régionales et communales

4.Transparence des archives et formation

4.a.Les archives communicables

4.b.Formation des archivistes

1.Les archives nationales

1.a.La naissance des archives nationales

Dans la France médiévale, chaque institution gardait ses documents. Louis XIV a commencé à réunir et à centraliser les archives des principaux ministères. Pendant la Révolution française, ce travail s’est accéléré.
Le 29 juillet 1789, le service des archives est créé et est dirigé par Armand-Gaston Camus qui a été nommé par les députés. 

Armand-Gaston Camus (source wikipédia)

Cette institution, s’appelle à partir du 12 septembre 1790 « les archives nationales » dont le rôle est d’être transparent envers le peuple concernant les décisions prises à l’assemblée contrairement aux décisions non transparentes car sous le coup du secret d’état sous la monarchie.
Le 25 juin 1794, une nouvelle loi décide que les archives publiques sont sous la surveillance de l’assemblée. Cette loi se décompose en quatre parties :
- Seule l’assemblée peut ordonner de déposer un document aux archives
- Les archives nationales ont un rôle de centralisation des documents
- Le libre accès des documents devient un droit civique
- Seuls les documents qui permettraient de rétablir l’ordre anciens et les documents inutiles peuvent être détruits

Le 28 mai 1800, il est décidé que les archives nationales et les députés ne devaient plus être aussi proches l’un de l’autre. Les archives passent sous l’autorité du ministre de l’intérieur et deviennent alors essentiellement un lieu de dépôt de documents.
Le 15 décembre 1804, Les archives nationales s’appellent désormais les archives de l’Empire. Le président de cette nouvelle institution décide que les documents doivent être classés en fonction de l’institution qui les a produits et rangés sous les catégories pouvoirs administratifs, politiques ou juridiques. Les archives qui sont classées à l’hôtel de Soubise depuis 1804 sont très nombreuses car elles arrivent de toute l’Europe sous le Grand Empire.

Hôtel de Soubise

En 1815, les archives nationales passent sous le contrôle du ministère du Commerce et des Travaux Publics. Les documents sont alors classés selon trois catégories : documents historiques, judiciaires ou administratifs. Le château de Soubisse est alors agrandi.
En 1927, le comte Léon de Laborde crée le musée des archives et favorise l’accès au public des documents.
Le président obtient, en 1927 toujours, l’affectation de l’hôtel de Rohan aux archives nationales.
En 1959, les Archives passent sous l’autorité du ministère de la Culture.
M. Giscard d’Estain, Président de la République en 1974, décide de créer trois autres sites pour désengorger le site de Paris débordés par les archives. Ces trois autres sites sont situés à Fontainebleau, Aix-en-Provence et Roubaix.
En 2013, un quatrième site à Pierrefite-sur-Seine est crée pour désengorger les autres.
Désormais, les sites de Paris, Fontainebleau et Pierrefite-sur-Seine conservent les services des archives centraux de l’Etat.
Le site d’Aix-en-Provence s’occupe des archives nationales d’outre-mer.
Le site de Roubaix gère les archives françaises du monde du travail.

1.b.Le fonctionnement des archives nationales

Lorsque l’on veut consulter des documents archivés provenant des archives de France, la première étape est de se demander de quels types d’archives sont les documents que l’on veut étudier car tous les documents archivés en France ne se trouvent pas tous au même endroit. Cela dépend de quelle entité est issue le document.
Les archives nationales dont le bâtiment a le même nom, situés à Paris, conservent les documents émanant des services centraux de l’Etat c’est-à-dire des ministères, de Matignon et de l’Elysée. Les archives nationales employaient 505 personnes en 2015. Néanmoins, tous les ministères ne sont pas concernés puisqu’il existe quelques exceptions :
Le ministère de la défense : les archives sont réparties en 5 catégories différentes :

• Le site mémoire des hommes qui permet d’avoir des archives en ligne, donne accès à 1,3 million de documents sur les militaires décédés pendant la première guerre mondiale ainsi qu’aux fiches concernant les soldats décédés pendant la seconde guerre mondiale. Il y a également des documents sur les guerres d’Indochine, de Corée, d’Algérie, des combats du Maroc et de la Tunisie ainsi que d’autres théâtres d’opérations.
• Le site des sépultures de guerre qui est une sous partie du site mémoire des hommes et qui permet de connaitre le lieu d’inhumation des personnes décédées lors des conflits contemporains. 660 000 noms sont répertoriés actuellement.
• Le Centre des archives du personnel militaire de Pau qui a rassemblé l’ensemble des archives administratives de l'armée de Terre, du service national et des services communs. Ce bâtiment est ouvert au public quatre jours par semaine mais les consultations de documents se font sur place uniquement.
• L'Établissement de communication et de production audiovisuelle de la Défense est un centre d’archives avec des collections qui représentent aujourd’hui près de 3 millions de clichés et 21 000 titres de films soit environ 110 000 éléments physiques. Des documents sont d’ailleurs sur le site internet de l’établissement. Les visites dans l’établissement, qui se situe à Ivry sur Seine, sont autorisées quatre jours par semaine.
• Le service historique de la défense réside à Vincennes. Si l’on veut consulter un document rare, il faut le réserver une semaine avant. Les autres documents sont consultables immédiatement. Le bâtiment est ouvert cinq jours par semaine.

Le service historique de la Défense à Vincennes  

Le ministère de l’économie et des finances dont les archives se situent au centre des archives économiques et financières gère les archives du ministère de l’Economie et des Finances à Savigny le Temple. Ces documents qui couvrent la période allant de 1870 à nos jours sont accessibles au public du lundi au vendredi uniquement sur rendez-vous.

Le ministère des affaires étrangères qui conserve ses archives dans plusieurs bâtiments : 

• Les documents concernant l'occupation française en Allemagne et en Autriche ainsi que des archives personnelles de diplomates et d'hommes d’État sont conservés à La Courneuve. Ces archives peuvent être vues une fois par mois uniquement avec inscription au préalable (1)
• Les archives sur les services extérieurs (ambassades, consulats, etc…), les archives des protectorats au Maroc et en Tunisie et du mandat en Syrie et au Liban sont eux à Nantes. Ces archives peuvent être vues une fois par mois uniquement avec inscription au préalable (2)
   

2.Les archives départementales

2.a.L’origine des archives départementales

Ces archives ont été créées en 1796 par une loi (loi du 5 brumaine an V). Leurs fonctions premières étaient de conserver les documents concernant l’Empire. À partir de 1800, les préfets ont dans leurs obligations la surveillance des ces archives mais cela ne les intéressaient pas beaucoup malheureusement. Le ministère de l’intérieur envoie dans chaque département, un cadre de rangement unique permettant un classement uniforme dans chaque région. Ce cadre permet de trouver beaucoup plus facilement des archives. Néanmoins, beaucoup d’archives ont été détruites pendant les deux guerres mondiales. Stockés sur plusieurs serveur les archives en ligne ont l'avantage de ne pas concentrer en un seul et même endroit avec les risques que cela comportent (incendies, vols, inondations...) .
Après la libération de 1944, les archives connaissent un nouvel essor grâce à la construction de nouveaux bâtiments d’archives ainsi qu’une augmentation du personnel destiné aux archives. Depuis l'avênement d'Internet, les archives départementales propose progressivement de consulter leurs archives en ligne. 

2.b.Le fonctionnement des archives

Les archives départementales emploient à ce jour 257 personnes réparties sur 97 sites sur tout le territoire et sont placées sous l’autorité des conseils généraux. Les archives conservées appartiennent à l’Etat. Les documents conservés par les départements sont des documents relatifs à l’Empire, fonction première de l’institution, mais plus uniquement. En effet, désormais, sont également gardés des documents relatifs aux actes notariés des notaires des départements, des textes relatifs aux établissements publics, des documents relatifs à la révolution Française, des archives religieuses… Les textes sont classés en fonction des thèmes abordées et des dates. Ces classements vont de la série A à la série Z.
Les documents les plus consultés sont les actes d’état civil depuis la Révolution, les registres paroissiaux, le cadastre Napoléonien, les recensements des 19ème et 20ème siècles et la presse ancienne. 
Certaines archives sont disponibles en ligne ( ce site en fait l'inventaire) comme l’état-civil, les registres paroissiaux, les tables décennales entre autres. Toutes les archives sont en libre accès pour le public. Néanmoins, chaque dépôt d’archives a son propre fonctionnement. Par exemple, dans certains endroits, vous avez accès immédiatement à un lecteur de microfilms alors que dans d’autres, il faut le réserver en avance. Idem pour le prix des photocopies qui varie d’un lieu à un autre. Ces archives sont essentielles et très prisées du public effectuant des recherches sur la généalogie.
 

Deux manières de consulter les archives départementales  : à gauches, le site des archives de la Sarthe (l'un des tout premiers à avoir permis de consulter des archives en ligne), à gauche un lecteur de microfilm à consulter, sur place, en salle de lecture (source photo : Mairie de Cosne-Cours-sur-Loire)

3.Les archives régionales et communales

3.a.Le passé des archives régionales et communales

A la Révolution Française, les régions qui étaient encore des symboles de l’Ancien Régime sont abandonnées et sont remplacées par les départements. Les régions reprennent forme après la moitié du 20ème siècle. Les premières mesures sont issues du régime de Vichy mais c’est après la seconde guerre que le projet se met en place doucement.
En 1955, le gouvernement crée des Circonscriptions d’Action Régionale.
En 1964, des préfets de régions sont désignés par le gouvernement.
En 1969, le référendum proposé par le général De Gaulle et concernant pour une partie les régions est rejeté par le peuple.
En 1972, le gouvernement crée l’Etablissement Public Régional placé sous la tutelle du Préfet de région.
Dix ans plus tard, les régions deviennent des collectivités territoriales. 
L’année suivante, les régions deviennent propriétaires de leurs archives et responsables de leurs conservations.
Les conseillers régionaux sont élus au suffrage universel direct pour la première fois en 1986.
Concernant les archives communales, c'est avec la loi du 20 septembre 1792 que les registres paroissiaux, tenus jusqu'alors par le clergé paroissial, sont confiés au maire. Les maires des villes , qui ont donc la responsabilité de l'état civil, sont aussi chargés de la conservation des archives antérieures à la Révolution.

3.b.Quels documents trouver aux archives régionales et communales

Paradoxalement, toutes les régions ne possèdent pas forcément un service d’archivage. Pour les régions qui en sont démunies, les archives sont transférées dans un service des archives des départements. En 2015, le nombre de personnes travaillant pour les archives régionales étaient au nombre de 99 répartis sur 23 sites différents. Les documents conservés sont assez jeunes puisqu’ils sont postérieurs, pour la plupart, à 1982 bien qu’il existe également des documents de 1960-1970 car les Circonscriptions d’Action Régionale, ancêtres des régions, gardaient également des documents. Les archives concernées sont des documents relatifs à l’histoire des régions, les finances locales, des dossiers de subventions régionales, des publications régionales etc. Les archives régionales sont accessibles à tous et consultables gratuitement sur présentation d’une carte d’identité.

Les archives communales sont les documents produits par la mairie et ses services municipaux. Ces archives constituent la mémoire de la commune. Leur conservation garantit la bonne gestion administrative de la commune. Elles permettent également de retracer son histoire dans des articles, des publications, des expositions ou via Internet. Les généalogistes s’intéressent surtout aux actes d’états civils dans les mairies mais aussi aux délibérations des Conseils Municipaux, véritable mémoire des villes et villages de France. Là encore, des municipalités ont fait le choix de rendre accessible ces archives sur leur site internet (voir ici)
 

4.Transparence des archives et formation

4.a.Les archives communicables

Depuis le début des années 1990, le nombre de documents à archiver est énorme. Chaque service, par département est concerné. Cela concerne plusieurs kilomètres d’écrits à conserver. Les archives départementales sont les premières à être passés au numérique. Les archives communales ont suivi ce mouvement qui permet de libérer de la place et de donner accès plus facilement aux documents en les mettant sur internet. 94 départements sur 101 ont mis en ligne des archives consultables par tous. Idem pour quelques communes mais encore très peu à ce jour puisque cela ne concerne que quelques dizaines de communes. La numérisation d’un document à archiver suit des normes strictes. Le ministère de la culture indique les règles à appliquer (cahiers des charges, nommage des fichiers...). Tous les documents archivés ne sont pas communicables immédiatement. En effet, certains documents contiennent des secrets protégés, des informations sensibles, des données personnelles… C’est pourquoi, concernant les archives qui comportent des secrets protégés ou des informations sensibles, deviennent communicables après une période allant de 25 ans à 100 ans en fonction de la sensibilité des documents. Pour les documents contenant des informations personnelles, le délai de communicabilité s’élève à 120 ans. Enfin, il reste des documents non communicables quelque soit la durée d’attente comme par exemple des archives comportant des informations Ã  caractères militaires (fabrication d'armes...).

Le Code du patrimoine pose en principe la libre communicabilité des archives publiques (art. L.213-1). Par dérogation à cet article, un certain nombre de documents ne sont communicables de plein droit qu’à l’expiration de délais prévus par l’article L. 213-2. 
Vous pouvez consulter les délais de communication des archives publiques sur cette page (source : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr)

4.b.Formation des archivistes

L'archiviste s'occupe de tous documents anciens ou contemporains : du manuscrit médiéval (chartes et autres documents anciens) à l’enregistrement sur support électronique d’une émission de télévision, en passant par l’acte notarié attestant l’achat d’une propriété.
Il s’agit dans tous les cas de documents originaux (documents écrits, photos, disques, films…), destinés pour une raison ou pour une autre à être conservés.
Pour devenir archiviste départemental, il faut passer un concours. Pour être autorisé à accéder à ce concours, il faut obligatoirement avoir un niveau Licence. Si le concours est réussi, alors il faut effectuer une formation de 18 mois à l’Institut national du patrimoine.
Les salaires des archivistes départementaux sont d’environ 1500 € à 1800 € brut en début de carrière.

(1) Inscription sur : luc.vandenhende@diplomatie.gouv.fr ou au 01.43.47.75.10
(2) Inscription sur : archives.cadn@diplomatie.gouv.fr ou au 02.51.77.24.59
 

Autres ressources disponibles :

Origine de la généalogie
Débuter un arbre généalogique
Les différentes archives utiles en généalogie
Jusqu’où peut-on remonter ?
L’origine des noms de famille
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